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reventer IT-Sourcing Phasenmodell
Das reventer IT-Sourcing Phasenmodell bezieht sich auf alle Bereiche der Bereitstellung von IT-Dienstleistungen. Der Bezug von Fremdleistung wird immer noch als eine natürliche Erweiterung der "machen oder kaufen"-Entscheidung gesehen, aber dies ist nicht mehr ausreichend. Es ist eine Kerngeschäftsstrategie geworden, die nicht nur aus potentiellen Kostenersparnissen oder einer kurzen Liste von möglichen Lieferanten besteht. Die immer noch zahlreichen Berichte über die Unzufriedenheit von Servicegebern und Servicenehmern zeigen deutlich, dass hier noch Verbesserungspotentiale vorhanden sind.
reventer hat ein IT-Sourcing Phasenmodell entwickelt, mit dem alle IT-Sourcing Vorhaben erfolgreich umgesetzt werden können.
reventer unterstützt bei der Identifizierung der erforderlichen Mischung von internen und externen IT Fähigkeiten als Basis für eine erfolgreiche Auslagerung oder Eigenleistung. Ein wesentlicher Bestandteil des reventer Modells ist der Nachweis des wirtschaftlichen Nutzens auf Basis eines belastbaren Business Case.
Das reventer IT-Sourcing Phasenmodell fasst Ergebnisse und Erfahrungen aus durchgeführten Beratungen zusammen und garantiert damit einen hohen Praxisbezug. Es ist darauf auslegt mit dem richtigen Aufwand und Vorgehen in verschiedenen Ausgangssituationen erfolgreich zu sein. Die vier Phasen - Nutzen kennen, Partner finden, Beziehung aufbauen und Ziele - erreichen sind so modular aufgebaut, dass diese auch separat angewendet werden können.
Nutzen kennen
Stand bei Fremdbezug bisher fast ausschließlich die Reduktion der Kosten im Vordergrund, gewinnt mittlerweile auch der Aspekt besserer IT-Leistungen an Bedeutung. Vor jedem IT-Sourcing Vorhaben müssen zunächst Ausgangssituation und Zielsetzung festgelegt werden.
Zielsetzung vieler IT-Sourcing Vorhaben ist die Erzielung eines Kostenvorteils. Nur mit einem Business Case, der alle Projekt- und Prozesskosten berücksichtigt, lässt sich die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens im Vorfeld bestimmen.
Im IT-Sourcing gibt es viele Varianten der Leistungsverteilung. Die richtige Sourcing Strategie lässt sich aus Wirtschaftlichkeit und Zielsetzung ableiten.
Der Beitrag des IT-Sourcing Vorhabens zur Erreichung der Unternehmensziele muss vor einer Entscheidung klar definiert sein.
Stand bei Fremdbezug bisher fast ausschließlich die Reduktion der Kosten im Vordergrund, gewinnt mittlerweile auch der Aspekt besserer IT-Leistungen an Bedeutung. Vor jedem IT-Sourcing Vorhaben müssen zunächst Ausgangssituation und Zielsetzung festgelegt werden.
Zielsetzung vieler IT-Sourcing Vorhaben ist die Erzielung eines Kostenvorteils. Nur mit einem Business Case, der alle Projekt- und Prozesskosten berücksichtigt, lässt sich die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens im Vorfeld bestimmen.
Im IT-Sourcing gibt es viele Varianten der Leistungsverteilung. Die richtige Sourcing Strategie lässt sich aus Wirtschaftlichkeit und Zielsetzung ableiten.
Der Beitrag des IT-Sourcing Vorhabens zur Erreichung der Unternehmensziele muss vor einer Entscheidung klar definiert sein.
Partner finden
Jede unternehmerische Entscheidung beinhaltet Chancen und Risiken. Deshalb müssen im Risikomanagement die spezifischen Risiken bekannt sein und Maßnahmen zur Vermeidung oder Beherrschung ausgearbeitet sein.
Zur Vermeidung von unnötigen Aufwänden bei der Ausschreibung empfiehlt sich im Vorfeld eine Marktsondierung, mit der Zielsetzung eine Vorauswahl der potentiellen Partner zu treffen. Zur Auswahl des richtigen Partners wird die etablierte Methode der Ausschreibung verwendet. Die erwarteten Leistungen müssen konkret und messbar beschrieben sein. Das Vergütungsmodell sollte mit planbaren Kosten auf eine Veränderung der Leistungsanforderung reagieren.
Besonders der Prozess der Bewertung und Vergabe muss transparent, nachvollziehbar und Revisions- und Einkaufskonform durchgeführt werden.
Jede unternehmerische Entscheidung beinhaltet Chancen und Risiken. Deshalb müssen im Risikomanagement die spezifischen Risiken bekannt sein und Maßnahmen zur Vermeidung oder Beherrschung ausgearbeitet sein.
Zur Vermeidung von unnötigen Aufwänden bei der Ausschreibung empfiehlt sich im Vorfeld eine Marktsondierung, mit der Zielsetzung eine Vorauswahl der potentiellen Partner zu treffen. Zur Auswahl des richtigen Partners wird die etablierte Methode der Ausschreibung verwendet. Die erwarteten Leistungen müssen konkret und messbar beschrieben sein. Das Vergütungsmodell sollte mit planbaren Kosten auf eine Veränderung der Leistungsanforderung reagieren.
Besonders der Prozess der Bewertung und Vergabe muss transparent, nachvollziehbar und Revisions- und Einkaufskonform durchgeführt werden.
Beziehung aufbauen
Der Vertrag der Ausgangspunkt und die Basis für das betriebswirtschaftliche und rechtliche Handeln. Ein unklare Vertragsformulierung, nicht Eindeutig beschriebene Service Level oder eine fehlende Vergütungsanpassung bei Leistungsveränderungen sind häufige Ursachen für Eskalation und damit Störungen in der Partnerschaft.
Wird der kritische Erfolgsfaktor Menschen miteinander verbinden nicht beachtet und keine Kommunikation auf allen Eben aufgebaut, ist das gesamte IT-Sourcing Vorhaben gefährdet.
Die Auslagerung von Prozessen an einen Dienstleister über einen Zeitraum von mehreren Jahren bedeutet den Aufbau einer intensiven Beziehung zwischen zwei Organisationen. Im Rahmen der Gouvernance müssen die Organisationen und die Prozesse so aufeinander abgestimmt werden, dass der Dienstleister die Veränderungen über den Zeitraum der Zusammenarbeit mit tragen kann.
Die Transition wird dann im Rahmen eines Projektes vollzogen. Hier sollte ein möglichst technisch neutraler Projektleiter mit dem Fokus die Veränderungen wie vertraglich vereinbart umzusetzen.
Der Vertrag der Ausgangspunkt und die Basis für das betriebswirtschaftliche und rechtliche Handeln. Ein unklare Vertragsformulierung, nicht Eindeutig beschriebene Service Level oder eine fehlende Vergütungsanpassung bei Leistungsveränderungen sind häufige Ursachen für Eskalation und damit Störungen in der Partnerschaft.
Wird der kritische Erfolgsfaktor Menschen miteinander verbinden nicht beachtet und keine Kommunikation auf allen Eben aufgebaut, ist das gesamte IT-Sourcing Vorhaben gefährdet.
Die Auslagerung von Prozessen an einen Dienstleister über einen Zeitraum von mehreren Jahren bedeutet den Aufbau einer intensiven Beziehung zwischen zwei Organisationen. Im Rahmen der Gouvernance müssen die Organisationen und die Prozesse so aufeinander abgestimmt werden, dass der Dienstleister die Veränderungen über den Zeitraum der Zusammenarbeit mit tragen kann.
Die Transition wird dann im Rahmen eines Projektes vollzogen. Hier sollte ein möglichst technisch neutraler Projektleiter mit dem Fokus die Veränderungen wie vertraglich vereinbart umzusetzen.
Ziele erreichen
Die Leistungserwartungen werden in Form von Service Level Agreements im Vertrag fixiert. Das kontinuierliche Reporting der Service Qualität ist die Basis für die Zusammenarbeit über die Vertragslaufzeit. Vollständige Zufriedenheit wird aber nur erreicht, wenn gleichzeitig auch im Controlling die Erreichung der wirtschaftlichen Ziele verfolgt wird.
Regelmäßige Audits und Reviews während der Vertragslaufzeit kontrollieren die Effektivität und Effizienz des IT-Sourcing Vorhabens. Die Ergebnisse fließen in den Verbesserungsprozess ein.
Wie stabil die Partnerschaft ist, zeigt sich bei der Umsetzung von Veränderungen. Dabei treffen zwei Organisationen aufeinander, die sich beide Verändern müssen. Nur wenn es beiden gelingt die Anpassung der Leistung an die Bedürfnisse zu realisieren, ist die Partnerschaft erfolgreich.
Werden die genannten Maßnahmen erfolgreich durchgeführt, macht ein Wechsels des Service Partners keinen Sinn und zum Nutzen von beiden Seiten kann eine Vertragsverlängerung angestrebt werden.
Die Leistungserwartungen werden in Form von Service Level Agreements im Vertrag fixiert. Das kontinuierliche Reporting der Service Qualität ist die Basis für die Zusammenarbeit über die Vertragslaufzeit. Vollständige Zufriedenheit wird aber nur erreicht, wenn gleichzeitig auch im Controlling die Erreichung der wirtschaftlichen Ziele verfolgt wird.
Regelmäßige Audits und Reviews während der Vertragslaufzeit kontrollieren die Effektivität und Effizienz des IT-Sourcing Vorhabens. Die Ergebnisse fließen in den Verbesserungsprozess ein.
Wie stabil die Partnerschaft ist, zeigt sich bei der Umsetzung von Veränderungen. Dabei treffen zwei Organisationen aufeinander, die sich beide Verändern müssen. Nur wenn es beiden gelingt die Anpassung der Leistung an die Bedürfnisse zu realisieren, ist die Partnerschaft erfolgreich.
Werden die genannten Maßnahmen erfolgreich durchgeführt, macht ein Wechsels des Service Partners keinen Sinn und zum Nutzen von beiden Seiten kann eine Vertragsverlängerung angestrebt werden.
