reventer IT-Vertragsmanagement Framework


Besonders bei dem Bezug von Fremdleistung ist der Vertrag der Ausgangspunkt und die Basis für das betriebswirtschaftliche und rechtliche Handeln. Ein unklare Vertragsformulierung, nicht Eindeutig beschriebene Service Level oder eine fehlende Vergütungsanpassung bei Leistungsveränderungen sind häufige Ursachen für Eskalation und damit Störungen in der Partnerschaft. Mit dem reventer IT-Vertragsmanagement Framework werden diese typischen Risiken vermieden. Das Framework bietet eine Unterstützung entlang des gesamten Vertragslebenszyklus. Es umfasst die Beratung bei der Vertragsgestaltung, die Ausarbeitung der Vertragsleistungen, die Betreuung der Vertragsverhandlung, das Projekt zur Vertragsumsetzung und die Begleitung bei Vertragsänderung.
IT-Vertragsmanagement Framework
Vertragsgestaltung

Die Zielsetzung der Vertragsgestaltung ist sich zu stellen, dass der Vertrag realisierbar, verifizierbar und in seiner Durchführung lenkbar ist.

Als Grundlage müssen die existierenden Richtlinien, besonders bestehende Vertragsmuster, Anforderungen der Rechtsabteilung, der Revision, des Einkaufs und der IT-Security berücksichtigt werden.

Um im Portfoliomanagement verschiedene Verträge vernünftig steuern zu können, sind Abhängigkeiten mit existierenden Verträgen von Beginn an zu berücksichtigen und vorhandene Vertragsmuster zu werden.

Bevor ein neuer Vertrag zur Verhandlung geht, müssen über das Risikomanagement die spezifischen Risiken bekannt sein und Maßnahmen zur Vermeidung oder Beherrschung ausgearbeitet sein.
Vertragsleistungen

Ein kritischer Erfolgsfaktor für Verträge ist die Formulierung des Gegenstandes. Die zu erbringenden Leistungen müssen bedarfsgerecht und eindeutig sein, um in der Folge die richtigen Kosten zu erreichen.

Die erwartete Qualität der Leistungserbringung muss klar und messbar formuliert sein, damit die spätere richtige Nutzung des Vertragsgegenstandes sicher gestellt ist.

Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor ist die Beschreibung der Schnittstellen zwischen der Organisation von Auftragnehmer und Auftraggeber, um eine effiziente Zusammenarbeit während der Laufzeit zu gewährleisten.

Sehr häufig sind nicht anpassungsfähig Verrechnungsmodelle und die daraus resultierenden Abweichungen der geplanten Kosten die Gründe für Unzufriedenheit während der Leistungserbringung.
Vertragsverhandlung

Die Vorbereitung der Vertragsverhandlung erfolgt in der Regel nach der Auswahl des Bieters mit der Formulierung eines LOI (Letter of Intend) oder eines MOU (Memorandum of Understanding).

Basis für eine langfristig gut funktionierende Partnerschaft ist eine ausgewogene Risikoverteilung. Die übernahme von vertraglichen Risiken muss klar verhandelt sein, um spätere Missverständnisse auszuschließen.

Mit der entsprechenden Vorbereitung wird in den Verhandlungen nur eine Anpassung von vertraglichen Details gemeinsam formuliert.

Zwischen Verhandlung und Umsetzung darf der korrekte Abschluss des Vertrages nicht vergessen werden. Nur durch die korrekte Unterzeichnung der Verträge werden diese rechtskräftig.
Vertragsumsetzung

Eine erfolgreiche Vertragsumsetzung beginnt mit der frühzeitigen Vernetzung der Menschen und dem verbundenen aktiven Aufbau des Beziehungsmanagements starten. Die rechtszeitige Besetzung der Gremien zur Vertragssteuerung vermeidet unnötige Eskalation.

Das Reporting gibt kontinuierlich Auskunft darüber, ob die vertraglichen Leistungen wie vereinbart erbracht werden und ist die Grundlage zur Ergreifung von Gegenmaßnahmen bei Leistungsdefiziten.

Durch das Controlling wird sicher gestellt, dass die mit dem jeweiligen Vertrag angestrebte Zielsetzung durch Steuerung von Inhalten, Kosten, Terminen und der Organisation erreicht wird.

Regelmäßige Reviews während der Vertragslaufzeit kontrollieren die Effektivität und Effizienz des Vertrages. Die Ergebnisse fließen in den Verbesserungsprozess ein.
Vertragsveränderung

Zielsetzung eines vereinbarten Verbesserungsprozesses ist es Optimierungspotentiale zu erkennen und konkrete Maßnahmen zu Umsetzung zu erarbeiten. Dies kann sich durch Veränderung des Marktes (Technologischer Fortschritt, Kosten) oder auch aus der Verbesserung von Abläufen oder der Kommunikation ergeben.

Der Change-Request ist wesentliches, formalisiertes Verfahren für beide Vertragsparteien zur Bearbeitung von vertraglichen Veränderungen, unabhängig ob diese aus rechtlichen, wirtschaftlichen oder organisatorischen Gründen entstehen.

Ein bearbeiteter Change-Request wird dann zur Prüfung vorgelegt. Das entsprechende Gremium aus beiden Vertragsparteien bewertet die angestrebte Veränderung bezüglich Aufwand, Terminen und Kosten und trifft eine Entscheidung zur Umsetzung.

Vor der Umsetzung eines genehmigten Change-Request muss die Dokumentation angepasst werden (z.B. SLA oder Vertragsformulierung) und die durch die Umsetzung betroffenen Einheiten müssen vor der Ausführung hinreichend Informiert werden.